قم بإزالة الصفوف المكررة تلقائيًا في Excel

-بإزالة-الصفوف-المكررة-تلقائيًا-في-Excel.png


يعد Excel تطبيقًا متعدد الاستخدامات نما إلى ما هو أبعد من إصداراته المبكرة باعتباره مجرد حل لجداول البيانات. يتم توظيف العديد من الأشخاص كمسجل ودفتر عناوين وأداة تنبؤية وغير ذلك الكثير ، ويستخدمون برنامج Excel بطرق لم يكن الغرض منها مطلقًا.

إذا كنت تستخدم Excel كثيرًا في المنزل أو في المكتب ، فأنت تعلم أنه في بعض الأحيان يمكن أن تصبح ملفات Excel عالية السرعة بسبب العدد الكبير من السجلات التي تعمل بها.

لحسن الحظ ، يحتوي Excel على ميزات مضمنة لمساعدتك في العثور على السجلات المكررة وإزالتها. لسوء الحظ ، هناك بعض التحذيرات لاستخدام هذه الميزات ، لذا كن حذرًا وإلا فقد تحذف دون علم الإدخالات التي لم تكن تنوي حذفها. علاوة على ذلك ، تزيل كلتا الطريقتين أدناه التكرارات على الفور دون السماح لك بمشاهدة ما تم حذفه.

سأذكر أيضًا كيفية تمييز الصفوف التي يتم تكرارها أولاً حتى تتمكن من رؤية الصفوف التي سيتم حذفها بواسطة الوظائف قبل تشغيلها. تحتاج إلى استخدام قاعدة تنسيق شرطي مخصصة لتمييز صف مكرر بالكامل.

وظيفة إزالة مكررة

افترض أنك تستخدم برنامج Excel لتتبع العناوين وتشك في أن لديك سجلات مكررة. ألق نظرة على ورقة عمل Excel النموذجية أدناه:

قم بإزالة سجلات Excel المكررة

لاحظ أن سجل “جونز” يظهر مرتين. لإزالة مثل هذه السجلات المكررة ، انقر فوق الدنماركي على الشريط وابحث عن الملف إزالة التكرارات وظيفة جراب أدوات البيانات الجزء. انقر هنا إزالة التكرارات وتفتح نافذة جديدة.

انقر فوق الزر

هنا عليك اتخاذ قرار بناءً على ما إذا كنت تستخدم تسميات العناوين في الجزء العلوي من الأعمدة أم لا. إذا كان الأمر كذلك ، فحدد الخيار المميز بعلامة بياناتي لها رؤوس. إذا كنت لا تستخدم تسميات الرأس ، فستستخدم علامات أعمدة Excel القياسية مثل العمود A والعمود B وما إلى ذلك.

خيارات Excel إزالة السجلات المكررة

في هذا المثال ، سنختار العمود A فقط ونضغط حسنا زر. سيتم إغلاق نافذة الخيارات وسيقوم Excel بحذف سجل “جونز” الثاني.

قام Excel بحذف السجل المكرر

بالطبع ، كان هذا مجرد مثال بسيط. من المحتمل أن تكون أي سجلات عناوين تقوم بتخزينها في Excel أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، افترض أن لديك ملف عنوان يشبه هذا.

سجلات دفتر عناوين Excel مكررة

لاحظ أنه على الرغم من وجود ثلاثة سجلات “جونز” ، إلا أن اثنين فقط متطابقان. إذا استخدمنا الإجراءات المذكورة أعلاه لإزالة السجلات المكررة ، فلن يتبقى سوى إدخال “جونز” واحد. في هذه الحالة ، نحتاج إلى توسيع معايير القرار لتشمل الاسمين الأول والأخير في العمودين A و B على التوالي.

للقيام بذلك ، انقر مرة أخرى الدنماركي على الشريط ، ثم انقر فوق إزالة التكرارات. هذه المرة عندما تظهر نافذة الخيارات ، حدد الأعمدة A و B. انقر حسنا ولاحظ أن Excel حذف هذه المرة واحدًا فقط من سجلات “Mary Jones”.

هذا لأننا أخبرنا Excel بإزالة التكرارات عن طريق مطابقة السجلات بناءً على العمودين A و B ، وليس فقط العمود A. وكلما زاد عدد الأعمدة التي تحددها ، يجب استيفاء المزيد من المعايير قبل أن يعتبر Excel السجل مكررًا. حدد كل الأعمدة إذا كنت تريد حذف الصفوف المكررة تمامًا.

المزيد من الخيارات عند إزالة التكرارات

سيعرض Excel رسالة توضح عدد التكرارات التي تمت إزالتها. لن تظهر لك الخطوط التي تم حذفها رغم ذلك! قم بالتمرير لأسفل إلى القسم الأخير لمعرفة كيفية تحديد الصفوف المكررة أولاً قبل تشغيل هذه الميزة.

طريقة التصفية المتقدمة

الطريقة الثانية لإزالة التكرارات هي استخدام خيار التصفية المتقدم. أولاً ، حدد جميع البيانات الموجودة في ورقة العمل. ثم في علامة التبويب البيانات في الشريط ، انقر فوق المتقدمة ث الفرز والتصفية الجزء.

في مربع الحوار المنبثق ، تحقق من الملف السجلات الفريدة فقط خانة الاختيار.

يمكنك تصفية القائمة محليًا أو نسخ العناصر التي لم تتكرر إلى جزء آخر من نفس جدول البيانات. لسبب غريب لا يمكنك نسخ البيانات إلى ورقة أخرى. إذا كنت تريد أن تكون على ورقة مختلفة ، فالرجاء تحديد موقع على الورقة الحالية أولاً ، ثم قص تلك البيانات ولصقها في ورقة جديدة.

بهذه الطريقة ، لن تتلقى حتى رسالة تخبرك بعدد الصفوف التي تم حذفها. تم حذف الأسطر ، وهذا كل شيء.

قم بتمييز الصفوف المكررة في Excel

إذا كنت تريد معرفة السجلات المكررة قبل حذفها ، فأنت بحاجة إلى القيام ببعض الأعمال اليدوية. لسوء الحظ ، ليس لدى Excel طريقة لتمييز الصفوف المكررة تمامًا. يحتوي على ميزة ضمن التنسيق الشرطي التي تبرز الخلايا المكررة ، لكن هذه المقالة تدور حول الصفوف المكررة.

أول شيء عليك القيام به هو إضافة صيغة إلى العمود الموجود على يمين مجموعة البيانات. الصيغة بسيطة: فقط اجمع كل الأعمدة في هذا الصف معًا.

= A1 & B1 & C1 & D1 & E1

في المثال أدناه ، لدي بيانات في الأعمدة من A إلى F. ومع ذلك ، فإن العمود الأول هو رقم معرّف ، لذلك أقوم باستبعاده من الصيغة أدناه. تأكد من تضمين أي أعمدة تحتوي على بيانات حيث تريد التحقق من التكرارات.

أضع هذه الصيغة في العمود H ثم سحبها لأسفل لجميع صفوفي. تجمع هذه الصيغة ببساطة جميع البيانات الموجودة في كل عمود في جزء واحد كبير من النص. الآن ، تخطي بضعة أعمدة وأدخل الصيغة التالية:

=COUNTIF($H$1:$H$34, $H1) > 1

نحن هنا نستخدم وظيفة COUNTIF ، والمعلمة الأولى هي مجموعة البيانات التي نريد إلقاء نظرة عليها. بالنسبة لي ، كان العمود H (الذي يحتوي على صيغة ربط البيانات) من الصف 1 إلى الصف 34. قد ترغب في التخلص من صف الرأس قبل القيام بذلك.

تأكد أيضًا من وجود علامة الدولار ($) أمام الحرف والرقم. إذا كان لديك 1000 صف من البيانات وكانت صيغة الصفوف المرتبطة موجودة في العمود F ، على سبيل المثال ، ستبدو الصيغة كما يلي:

=COUNTIF($F$1:$F$1000, $F1) > 1

لا تحتوي المعلمة الثانية إلا على علامة الدولار أمام حرف العمود ، لذا فهي مقفلة ، لكننا لا نريد قفل رقم الصف. ستقوم بسحب هذا لأسفل مرة أخرى لجميع صفوف البيانات. يجب أن تبدو هكذا ، ويجب أن تكون الصفوف المكررة TRUE.

الآن دعنا نحدد الصفوف التي تحتوي على TRUE ، لأنها صفوف مكررة. أولاً ، حدد ورقة البيانات بأكملها بالنقر فوق المثلث الصغير في الزاوية اليسرى العليا من تقاطع الصفوف والأعمدة. انتقل الآن إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ثم انقر فوق تنسيق مشروط وانقر قانون جديد.

في مربع الحوار ، انقر فوق “نعم” استخدم صيغة لتحديد الخلايا المطلوب تنسيقها.

في المربع تحت قم بتنسيق القيم حيث تكون هذه الصيغة صحيحة:أدخل الصيغة التالية عن طريق الاستبدال ص. بعمود يحتوي إما على TRUE أو FALSE. تأكد من وجود علامة الدولار أمام حرف العمود.

=$P1=TRUE

بمجرد الانتهاء ، انقر فوق تنسيق وانقر فوق علامة التبويب تعبئة. حدد اللون الذي سيتم استخدامه لتمييز الصف المكرر بأكمله. انقر فوق “موافق” وسترى أن الصفوف المكررة مميزة.

إذا لم يفلح ذلك ، فابدأ من جديد وقم بذلك مرة أخرى ببطء. لكي ينجح كل هذا ، يجب القيام به بعناية. إذا فاتتك رمز $ واحد على طول الطريق ، فلن يعمل بشكل صحيح.

تحذيرات لإزالة السجلات المكررة

هناك ، بالطبع ، مشكلتان في السماح لبرنامج Excel بإزالة السجلات المكررة تلقائيًا. أولاً ، يجب أن تكون حريصًا على تحديد عدد قليل جدًا أو عدد كبير جدًا من الأعمدة لبرنامج Excel لاستخدامها كمعيار لتحديد السجلات المكررة.

قليل جدًا وقد تقوم بحذف السجلات المطلوبة دون قصد. عدد كبير جدًا أو يحتوي على عمود معرّف بطريق الخطأ ولن يتم العثور على أي تكرارات.

ثانيًا ، يفترض Excel دائمًا أن أول سجل فريد يصادفه هو السجل الرئيسي. يفترض أن تكون أي سجلات لاحقة مكررة. هذه مشكلة ، على سبيل المثال ، إذا فشلت في تغيير عنوان أحد الأشخاص الموجودين في الملف ، ولكنك أنشأت سجلاً جديدًا بدلاً من ذلك.

إذا ظهر سجل عنوان جديد (صالح) بعد السجل القديم (القديم) ، فسيفترض Excel أن السجل الأول (قديم) هو السجل الرئيسي ويحذف أي سجلات لاحقة يتم العثور عليها. لذلك ، يجب أن تكون حريصًا على مدى تحررك أو تحفظك في السماح لبرنامج Excel بتحديد ما هو سجل مكرر وما هو ليس سجلًا مكررًا.

في مثل هذه الحالات ، يجب عليك استخدام طريقة التمييز المكرر التي كتبتها عنها وحذف السجل المكرر المقابل يدويًا.

أخيرًا ، لا يطلب منك Excel التحقق من أنك تريد حقًا حذف السجل. بناءً على المعلمات (الأعمدة) المحددة ، تكون العملية مؤتمتة بالكامل. قد يكون هذا أمرًا خطيرًا عندما يكون لديك عدد كبير من السجلات وتثق في صحة القرارات المتخذة وتسمح لبرنامج Excel بإزالة السجلات المكررة تلقائيًا.

تأكد أيضًا من مراجعة مقالتنا السابقة حول كيفية حذف الأسطر الفارغة في Excel. استمتع!

scroll to top